Journées Casuhal 2021 : le bilan du comité d’organisation

Quelques temps après la clôture des journées Casuhal 2021, le moment est venu d’en rédiger un court bilan. Cette 4e édition s’est tenue du 7 au 11 juin 2021 dans un format particulier en raison de la crise sanitaire. Cette situation a induit certaines contraintes, mais a aussi offert des opportunités intéressantes au comité d’organisation. Retour sur quelques points clé de cet évènement.

Historique de l’organisation

La candidature Montpelliéraine de 2020, après quelques péripéties, a finalement été initiée par le groupe OALR, rapidement rejoint par d’autres établissements locaux : la MSH Sud, l’ABES, Doccitanist et l’équipe HAL-UM. S’est ainsi constitué un comité d’organisation regroupant de nombreux partenaires, appuyé par les membres du bureau Casuhal. Les journées 2020, prévues en présentiel, ont finalement dû être reportées à 2021. Ce report s’est accompagné d’un changement de format, les journées 2021 passant en distanciel uniquement. Le programme établi a pu être conservé mais il a donc fallu repenser l’animation des journées avec des outils de distanciel. Les ressources budgétaires initialement collectées pour couvrir les frais de mission des intervenants et les buffets pour les participants ont été réaffectées à la réalisation professionnelle de capsules vidéo centrées sur la politique science ouverte de quelques établissements organisateurs. En complément des réunions plénières mensuelles, le comité d’organisation s’est réparti en groupes de travail (GT) thématiques. Il s’est appuyé sur un espace de travail dans Trello pour partager informations et documents. Les différents GT étaient : finances et budget, programme, distanciel, communication, site web, halathon, gestion des lieux et vidéos.

Le programme des journées

Le passage au distanciel nous a permis d’étaler le programme sur cinq jours afin de proposer un contenu global plus riche sans que chaque journée ne soit trop dense pour autant.Notre volonté était de permettre à chacun de suivre l’intégralité des journées tout en gardant un œil sur les affaires courantes.Après une journée introductive de plénières le lundi, nous avons proposé deux jours d’ateliers variés le mardi et le mercredi, une journée Science Ouverte le jeudi et enfin l’Assemblée Générale de Casuhal le vendredi, pour clôturer la semaine.

Un bref bilan chiffré 

  • +590 inscrits
  • 2974 connexions cumulées aux visios (hors cafés et vendredi)
  • 48 intervenants (hors vendredi)
  • 30 visios lancées sur la semaine

Connexions selon les sessions :

  • Plénières : 260 participants en moyenne
  • Ateliers séminaires : 153 en moyenne
  • Ateliers d’échange : 107 en moyenne
  • Atelier pratiques : 52 en moyenne
CasuHALathon

Focus sur le CasuHALathon

Nous avons souhaité profiter des journées Casuhal 2021 pour lancer une opération unique d’envergure nationale de dépôts de fichiers dans HAL, sur une courte durée (24 mai – 11 juin).Cette déclinaison à l’échelle nationale d’un évènement habituellement local a été un franc succès, dénotant la capacité de mobilisation de la communauté Casuhal et l’efficacité d’une action collective.Au terme des trois semaines du CasuHAlathon, près de 13 000 fichiers ont été déposés ! Le chiffre exact des dépôts acceptés dans HAL ne sera toutefois connu qu’une fois la modération terminée, ce qui nous donne une nouvelle fois l’occasion de féliciter et de remercier les équipes chargées de modérer les dépôts pour l’efficacité avec laquelle elles ont su gérer ce surcroît d’activité considérable.

Des difficultés rencontrées…

L’organisation de cet évènement ne s’est pas faite sans rencontrer un certain nombre de difficultés dues au format retenu ou à l’inexpérience du comité d’organisation :

  • Le distanciel a rendu les interactions moins faciles
  • La gestion des outils du distanciel n’a pas toujours été simple : découverte de Slack ou problématique des liens des visios Zoom
  • La création d’une liste de diffusion a été trop tardive
  • Le formulaire de satisfaction n’a pas été suffisamment anticipé

… mais une réelle satisfaction finale

En fin de compte, de notre point de vue, ces journées Casuhal 2021 ont été une réussite technique, aucun problème majeur n’étant venu perturber leur déroulement. Elles ont également été l’occasion d’un apprentissage intense qui pourra bénéficier aux futurs organisateurs. Elles ont enfin été un succès en terme d’inscriptions et de participation et pour cela nous tenons à remercier très chaleureusement l’ensemble des intervenant·e·s et participant·e·s !
Le comité d’organisation des Journées Casuhal 2021

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